Informatik vid Örebro universitet har ett behov av att underlätta den interna kommunikationen. Tidigare har det försökts med olika bloggar för att dela information med alla anställda men det har inte fungerat då det bara löser en del av problemet. Informatik skulle därför behöva ha ett nytt informationssystem. Tanken är att det helst skall vara webbaserat så att det kan nås från många platser och inte bara användas när man är vid kontoret. Funktionalitet som efterfrågas är bland annat: ”Bloggfunktion” för att dela intern information från t ex möten. Det skall finnas möjlighet att även ladda upp filer till inläggen och att märka upp dem med kategori, t ex: anteckningar från ämnesgrupp, anteckningar från forskarseminarium, anteckningar från handledarkollegium etc. Det skall givetvis gå att lägga till kategorier dynamiskt då behov av nya uppstår. När en ny post skapas ska de som har önskat att få e-post utskickat om detta få det. Det skall alltså gå att ange som användare om man vill få notiser eller ej.
Det skall även finnas en lite mer informell ”bloggfunktion” där anställda kan dela med sig av erfarenheter från resor, lägga upp information om after work eller andra sociala aktiviteter. I denna bör det finnas möjlighet att även lägga till bilder i inlägget då våra anställda gärna delar med sig av bilder från resor.
Även interna möten skall kunna hanteras. Lämpligt vore med en doodleliknande funktion där den som administrerar/kallar till mötet kan lägga upp förslag på tider och vilka som skall bjudas in. De som bjuds in skall sedan kunna ange när de kan så att administratören för mötet kan besluta om när mötet skall hållas. När ett möte är bokat skall det läggas upp i en publik kalender som alla kan se och deltagare skall även kunna välja om de vill bli påminda om mötet eller inte. Påminnelsen bör kunna skickas som både sms och e-post.
Utöver detta behöver det även finnas möjlighet att lägga upp information om utvecklingsarbeten som pågår som rör utbildning eller forskning. Ärenden som rör utbildning och forskning ska vara tydligt separerade. Exempel på information som rör utbildningen kan t ex vara statusuppdateringar om hur utvecklingen av vårt nya masterprogram fortskrider. Information som rör forskarutbildningen kan vara t.ex inskickade ansökningar om forskningsmedel, nya publikationer etc.
Det som skall uppnås är således att på ett enkelt och tydligt sätt kunna samla all information och ärendehantering på ett ställe. Administrationsfunktionalitet skall finnas för alla delar som behöver det. Systemet bör designas för att information skall framgå tydligt, dvs. inte se rörigt ut utan överskådligt och informativt.