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Organize a Startup Pizza Night @42entrepreneurs

This readme aims at facilitating organizing startup pizza night at 42.

Goal of SPN

Startup Pizza Night are there for students to discover new topics and entrepreneurs related to that topic.

What is it

One of the description of the Startup Pizza night in french.

Mais qu'est-ce qu'une Startup Pizza Night ?

C'est un meetup où l'on peut échanger avec des entrepreneurs, des élèves de 42 autour d'une thématique. En première partie nous donnons la parole à des experts dans le domaine, puis nous vous donnons la possibilité d'échanger plus longuement (et librement) autour de pizzas.

Cette fois ci, nous aborderons le thème de l'eSport. Si vous souhaitez pitcher, vous pouvez nous écrire sur [email protected]

Inscrivez vous dés maintenant à l'évent pour être tenu au courant des invités spéciaux.

Planning

Pizza night are generally organized on Tuesday's. We asked between 3 - 5 CEO's or CTO's of startups to come and pitch their current problematic they are working on. (We found that when speaker speak about a problem they are facing it usually makes the speachit more interesting). Each speaker gets 10/15 mins talk and questions and anwsers from the crowd.

After that Pizza and drinks are being shared with speaker and the crowd (composed of 42 students and external people).

Timing:

  • 19h welcoming attendees
  • 19h45 Start of pitch
  • 21h Pizza arrives
  • 22h30/23h events Finishes

Organisation

Before the event

A few things need to be organized in order to have a succesful events, by priority orders:

  • Book a time and a place with 42 staff.
  • Ask them to add an event to the intra (see appendice for intra description)
  • Create the event on EventBrite with paying tickets for 10 euros. (We usually limit the event to 100ppl)
  • Create the event on Facebook, Meetup and any relevant event platform to ppl.
  • Invite as many people as possible
  • Make a list of speakers to pitch, ask for 42 students if they want to pitch.
  • Reach out to speakers and have 3/5 confirmed, send them a full description of the event (see appendice)
  • Order bracelets to be ready for the day of the event
  • Share on 42entrepreneurs facebook page
  • Post on facebook everyday a week prior the event to communicate speakers.

The day before the event

  • Send reminder to all speaker
  • Post on facebook event and relevant platform about event coming up soon
  • Order drinks online or from supermarket to be delivered the day of the event (Soft Drinks, and light alcohol drinks)
  • Ask the pizza man for pizza (If 100 people signup for the event I order 80 pizza). Also if more than 50 pizza I order from two pizzeria so they arrive at the same time.

The day of the event

Appoint someone to take pictures the day of the event, used to be shared on facebook later.

During the day:

  • Receive drinks, and put them in fridge

  • at 18h: Prepare Room with enough Chairs

  • Put up 42entrepreneurs Startup Pizza Night poster

  • Put up Kakemono

  • at 19h: Have someone welcome guest and speakers at the entrance with bracelets from 19h

  • Open beer and enjoy

  • at 19h45: Have everyone sit down and speaker to start pitching

  • at 20h45: Start receiving pizza

Appendice

Description Intra:

ASSOCIATION
STARTUP PIZZA NIGHT - 42 ENTREPRENEURS
September 26, 2018 at 19:00
 September 26, 19:00
 for about 3 hours
 Cantine
 1 / 50
C'est la rentrée et nous reprenons nos bonnes habitudes avec notre désormais culte Startup Pizza Night !

Mais qu'est-ce qu'une Startup Pizza Night ?

C'est un meetup où l'on peut échanger avec des entrepreneurs, des élèves de 42 autour d'une thématique. En première partie nous donnons la parole à des experts dans le domaine, puis nous vous donnons la possibilité d'échanger plus longuement (et librement) autour de pizzas.

Cette fois ci, nous aborderons le thème de l'eSport. Si vous souhaitez pitcher, vous pouvez nous écrire sur [email protected]

Inscrivez vous dés maintenant à l'évent pour être tenu au courant des invités spéciaux.

Inscription de 10€ obligatoire sur eventbrite: https://www.eventbrite.com/e/startup-pizza-night-10-esport-tickets-49169203411?aff=efbeventtix

Sauf ceux qui porte un pull 42entrepreneurs.

Email example for speaker once they accepted.

Bonjour {name},

Ravi de te compter parmis nos speaker au prochain startup pizza night.

Pour le déroulement : On invite en général 3 à 5 intervenants à parler de leur problématique autour d'une thématique. Avec environ 15/20 minutes de temps de paroles/discussion par personne (sans slide).
Le but étant de faire un tour d'horizon du sujet pour amorcer les discussions/networking qui arrivent juste après autour de pizzas :). 

Début : 19h30, fin estimée : 21h30/22h. Album facebook d'un des évènement organisé dérniérement avec Jean de Kima.

Est ce que tu as des questions? La date est fixé au 26 septembre.